Het maken en onderhouden van Oracle E-Business Suite (EBS) trainingsmateriaal kan nogal tijdrovend zijn, vooral wanneer deze bedrijfsspecifiek moeten worden gemaakt. Daarnaast is het geven van Oracle EBS trainingen niet voor iedereen weggelegd, want als trainer dien je te beschikken over kennis van Oracle EBS zelf en een pakket pedagogische vaardigheden en inzichten. Het delen van Oracle EBS kennis is een leuke bezigheid, maar hoe zorg je als trainer ervoor dat de gedeelde kennis bij de cursisten blijft hangen? Ik ben van mening dat dit voornamelijk bewerkstelligd kan worden door de kracht van herhaling met behulp van leren door doen methode.

Recentelijk heb ik bij een van onze klanten succesvol een UPK (User Productivity Kit) project afgerond. Bij deze klant speelde een aantal zaken op het gebied van opleidingen en training.

Zo waren de Oracle EBS kerngebruikers naast hun dagelijkse werkzaamheden veel tijd kwijt aan het opleiden van verschillende gebruikersgroepen. Hierdoor ontstond er op den duur ook een wachtlijst voor het geven van trainingen voor de decentrale modules. Daarnaast was het trainingsmateriaal verouderd en het bijwerken van het trainingsmateriaal was niet centraal geregeld, waardoor iedere afdeling zijn eigen handleiding had voor het gebruik van Oracle EBS. Gebruikers die nauwelijks of slecht waren opgeleid kregen toegang tot Oracle EBS, met als gevolg dat de helpdesk vaak onnodig werd geraadpleegd. Vragen hadden vaak betrekking op onderwerpen die tijdens een training al aan bod waren gekomen.

Wat ook nog meespeelde was dat er plannen waren om op termijn te gaan fuseren. Kortom: de noodzaak om op een andere manier (nieuwe) gebruikers te trainen werd hierdoor alleen maar groter. Uiteindelijk koos de klant voor UPK als middel om de opleidingsbehoefte vorm te geven.

UPK is een uitstekende tool voor het geven van on-demand trainingen. Organisaties die werken met UPK profiteren onmiddellijk van de voordelen van deze tool op het gebied van documentatie en training (bijvoorbeeld: het ontwikkelen van trainingsdocumentatie en verzorgen van trainingen).

Helpfunctie

Een belangrijke feature in Oracle EBS is de mogelijkheid om UPK onderwerpen te integreren met de standaard Oracle EBS helpfunctie. De gebruiker krijgt in Oracle EBS zelf stap voor stap te zien wat voor handelingen ze voor een bepaalde transactie moeten verrichten.

Samen met mijn UPK collega heb ik een aantal UPK onderwerpen opgenomen voor de volgende Oracle EBS modules: Crediteuren, Debiteuren, Projecten, Cash Management, Vaste Activa, I-Procurement, Public Sector Budgetting en Grootboek. De opgenomen UPK onderwerpen hebben we gekopieerd naar een usb stick zodat een aantal kerngebruikers het UPK materiaal lokaal konden testen.. Een aantal UPK onderwerpen zijn aangepast naar aanleiding van de verkregen feedback van de kerngebruikers. De kerngebruikers reageerden over het algemeen erg enthousiast over de mogelijkheden die UPK te bieden heeft.

Na publicatie van UPK op het intranet, zal de klant UPK aan de verschillende gebruikersgroepen introduceren door middel van een nieuwsbrief. Er zullen ook demo’s worden gegeven voor gebruikersgroepen die meer behoefte hebben aan een persoonlijke benadering.

Waarom UPK?

Mijn persoonlijke ervaring met UPK is, dat het een handige tool is om gebruikers snel wegwijs te maken in Oracle EBS. Daarnaast UPK kan ondersteuning bieden in iedere fase van de levenscyclus van een softwarepakket (bijvoorbeeld Oracle EBS, MS Office, Peoplesoft, SAP, etc.), inclusief de implementatiefase en/of upgradefase, waaronder:

•    Ontwerp/blauwdruk en procesevaluatie;
•    Installatie en configuratie;
•    Testen;
•    Opleiding en ‘change management’;
•    Onderhoud en support.

Simulatie

De gebruiker oefent in een simulatieomgeving die meestal lijkt op de test- of de productieomgeving, hierdoor lijkt het alsof de gebruiker in een productieomgeving aan het oefenen is. Hieronder staat een toelichting van de verschillende simulatiemogelijkheden in UPK.

1. See it!		2. Try it!
	Deze modus toont (door middel van een filmpje) een demo van de applicatie . Dit is vanaf de werkplek te bekijken via intranet, usb stick, cd rom,etc.		Deze modus toont interactieve demo. De gebruiker heeft de mogelijkheid om te oefenen in deze leeromgeving, bijvoorbeeld het aanmaken van een verkoopfactuur.
3. Know it!		4. Do it!
	In deze modus kan er worden bijgehouden of de cursist de stappen goed heeft uitgevoerd. Indien de cursist een fout maakt dan wordt er op verschillende manieren een tip gegeven. De scores zijn uit te printen of kunnen bewaard worden in een Learning Management System (LMS).		Online hulp vanuit de applicatie zelf. In de applicatie verschijnt dan een venster met een stappenplan. De gebruiker kan dit gebruiken als een soort spiekbriefje voor het uitvoeren van een transactie.

Conclusie

UPK biedt Oracle EBS gebruikers de mogelijkheid om zelfstandig hun kennis te vergroten. Door het aanbieden van diverse handleidingen en online trainingen kunnen gebruikers ten allen tijde hun kennis op het gebied van Oracle EBS vergroten. Het gevolg is dat de gebruikers efficiënter gebruik kunnen maken van Oracle EBS. UPK ondersteunt een aantal belangrijke zaken op het gebied van kennismanagement, zoals het delen van kennis en het borgen van kennis.

Tweet