De laatste tijd ben ik bij verschillende klanten met de periode-afsluiting binnen Oracle eBS (Financiële modules en Projecten) bezig geweest. Hierbij zijn mij een aantal dingen opgevallen die ook voor andere klanten en gebruikers van Oracle eBS (e-Business Suite) van belang kunnen zijn.

De geconstateerde zaken kunnen in drie hoofdpunten worden onderverdeeld:

A. Procedures t.a.v. de periode-aansluiting
B. Single-point-of-failure
C. Gebruik van hulpmiddelen

A. Procedures t.a.v. de periode-afsluiting

Procedures rondom de periode-afsluiting dienen zorgvuldig te worden geanalyseerd en waar nodig te worden aangepast, zodat voor een ieder van de Financiële Administratie en Applicatiebeheer duidelijk wordt wie van de organisatie voor welke taken verantwoordelijk is en op welk moment, en de klant tevens zelf voldoende kennis van de materie opdoet. Voorbeelden hiervan:

• De voor de periode-afsluiting te draaien controle rapporten en uit te voeren (correctie) acties worden nu en dan “vergeten”. Er wordt dan ook niet voldoende beseft dat bepaalde handelingen voor de periode-afsluiting absoluut noodzakelijk zijn en dat de volgorde van te draaien processen binnen verschillende modules in Oracle eBS van groot belang is om onder andere de volledigheid van de in een periode gedane boekingen te waarborgen;
• Bij een aantal klanten wordt de (controle op) de aansluiting van de verplichtingenadministratie verwaarloosd.
• De periode-afsluiting van de module Projecten (PA, zie screenshot) wordt in enkele gevallen (nog) niet door de klant zelf gedaan, maar door een externe consultant. Dit levert logischerwijs geen bijdrage aan het leereffect voor eigen medewerkers;
• De controle op de aansluiting van de subadministraties met het grootboek geschiedt in haast alle gevallen door een externe consultant, terwijl juist het verklaren van gevonden verschillen en het oplossen/corrigeren hiervan een belangrijke bijdrage kan leveren aan de door de klant te verwerven kennis;
• De werking van maatwerk binnen (bijvoorbeeld) de Projecten module is vaak alleen bij externe consultants bekend, hetgeen hun inzet bij de periode-afsluiting noodzakelijk maakt;
• Benodigde correcties op transacties/boekingen worden (vooral bij haast i.v.m. afsluiten van de periode) niet door de verantwoordelijke zelf uitgevoerd, maar door een applicatiebeheerder of consultant.

B. Single-point-of-failure

Er zijn bij meerdere klanten onder andere i.v.m. (arbeids)kostenbesparing een aantal single-point-of-failures aanwezig, hetgeen betekent dat essentiële taken niet worden uitgevoerd als de voor deze taken verantwoordelijke persoon afwezig is. Hierdoor kan de voortgang van de periode-afsluiting ernstig worden belemmerd.

Zeker m.b.t. belangrijke administratieve handelingen en het applicatiebeheer zou dan ook nagedacht moeten worden wie voor dergelijke (terugkerende) taken als backup kan fungeren. Voorbeelden van activiteiten zijn het draaien van rapporten en op basis hiervan vullen van aansluitingssheets, evenals het sluiten en openen van de periodes in de verschillende modules.

C. Gebruik van hulpmiddelen

Nuttige en effectief te gebruiken hulpmiddelen bij de periode-af- en aansluiting worden nog onvoldoende ingezet. Voorbeelden hiervan:

• Er is nog geen vaste directorystructuur aanwezig waar de informatie vanuit de verschillende modules (rapportages e.d.) met betrekking tot de periode-afsluiting kan worden opgeslagen;
• Er wordt nog geen aparte autorisatie gebruikt voor het afsluiten van de verschillende periodes, hetgeen voor de (volgorde van de) uit te voeren activiteiten een belangrijk hulpmiddel kan zijn;
• Er is in enkele gevallen nog geen rapportageset in gebruik die voor de periode-afsluiting kan worden gebruikt (met vaste parameters). Nu worden rapportages dus vaak apart gedraaid;
• Gebruikte spreadsheets voor de aansluiting kunnen doelmatiger worden opgezet, door onder andere goed na te denken over een indeling, de voor de controle (en aansluiting) gebruikte rapporten, van belang zijnde kostensoorten en systeemrekeningen. Zie het screenshot voor een weergave van een goed opgezette indeling van een aansluitingssheet voor de Projecten module.

Conclusie

Zoals uit de hiervoor genoemde punten blijkt zijn m.b.t. de procedures, inzet van medewerkers en te gebruiken hulpmiddelen voor de periode-afsluiting naar mijn mening nog aardig wat verbeteringen mogelijk. Aangezien een van de doelstellingen van de 4apps Group is ervoor te zorgen dat de klant belangrijke taken zelf kan uitvoeren (zonder hulp van externe consultants), hoop ik dat de hier genoemde punten ter harte worden genomen.

Tweet